Software für Kfz-Betriebe und Werkstätten
Ein Auftrag durchläuft Annahme, Kalkulation, Ausführung und Abrechnung. In vielen Betrieben durchläuft er dabei vier verschiedene Werkzeuge.
Werkstattarbeit ist getaktet. Ein Fahrzeug kommt herein, es wird aufgenommen, kalkuliert, repariert, geprüft und abgerechnet. Das ist ein klarer Ablauf, und genau deshalb fällt so auf, wenn die Software ihn nicht kennt.
In der Praxis verteilt sich dieser eine Ablauf oft auf ein Annahmeformular, eine Kalkulationstabelle, ein Postfach für die Freigabe des Versicherers und ein Buchhaltungsprogramm für die Rechnung. Jeder Übergang zwischen diesen vier Stationen ist ein Ort, an dem etwas liegen bleibt.
Besonders unangenehm wird es bei geteilten Aufträgen, also überall dort, wo mehrere Beteiligte an einem Vorgang verdienen. Dann muss nicht nur der Auftrag stimmen, sondern auch die Aufteilung, und die rechnet in vielen Betrieben jemand von Hand nach.
Wo der Ablauf in Werkstätten reißt
Annahme, Kalkulation, Freigabe und Abrechnung leben getrennt. Der Auftrag wird dreimal abgetippt, und beim dritten Mal fehlt eine Position.
Kundenanrufe zum Stand landen bei dem, der zufällig am Telefon ist, und werden zu einem Gang in die Halle.
Wo mehrere Partner an einem Auftrag beteiligt sind, entstehen Rechenschritte, die niemand dokumentiert und alle für richtig halten.
Erfahrene Kollegen wissen, was eine Position kostet. Neue Kollegen fragen nach, oder schätzen.
Bausteine für Werkstattbetriebe
Ein Auftrag durchläuft Annahme, Kalkulation, Ausführung und Abrechnung. Diese Bausteine bilden die Stationen ab, an denen heute etwas liegen bleibt.
Kennzeichen, Fahrzeug, Schadensbilder und Kundendaten in einem Vorgang. Die Fotos hängen am Auftrag und nicht in einem Ordner auf einem Privathandy.
Positionen mit hinterlegten Preisen und Zeiten, änderbar. Damit steht das Wissen erfahrener Kollegen auch neuen Kollegen zur Verfügung.
Netto, Steuer und Anteile rechnet das System. Wo mehrere Beteiligte an einem Auftrag verdienen, ist der Taschenrechner die teuerste Fehlerquelle.
Eigene Zugänge mit eigener Sicht auf die betreffenden Aufträge. Ersetzt einen großen Teil der Abstimmung per Telefon und E-Mail.
Anfrage, Freigabe und Ablehnung dokumentiert, mit Zeitstempel. Bei Rückfragen des Versicherers ist die Frage nach dem Wann in Sekunden beantwortet.
Welche Hebebühne wann belegt ist, und was das für den Zusagetermin bedeutet. Ohne diese Sicht wird jeder Termin zur Schätzung.
Chip an das Terminal, Zeit läuft auf den Auftrag. Die Nachkalkulation entsteht nebenbei statt am Monatsende aus Erinnerungen.
Benötigte Teile am Auftrag, Bestellung und Wareneingang im selben Vorgang. Der Status eines Auftrags hängt fast immer an einem Teil.
Ein Vorgang, ein System
Der Kern ist ein Auftrag, der alle Stationen kennt und an jeder einen Status hat. Angelegt bei der Annahme, kalkuliert mit hinterlegten Vorlagen, freigegeben mit dokumentiertem Zeitpunkt, ausgeführt mit Rückmeldung aus der Werkstatt, abgerechnet mit derselben Datenbasis, mit der kalkuliert wurde.
Kalkulationsvorlagen holen das Wissen aus den Köpfen in das System. Nicht als Zwang, sondern als Vorschlag, den man ändern kann. Wer eine Position abweichend kalkuliert, hinterlässt damit eine Information, aus der die Vorlage besser wird.
Die Aufteilung zwischen Beteiligten rechnet das System, nicht ein Mensch mit einem Taschenrechner. Netto, Steuer und Anteile stehen an der Gutschrift, und jede Änderung ist nachvollziehbar. Das ist einer der Punkte, an dem sich eine eigene Anwendung am schnellsten bezahlt macht, weil Rechenfehler hier direkt Geld kosten.
Genau diesen Weg bildet unsere Auftragsplattform ab, vom Auftragseingang bis zur Gutschrift.
Häufige Fragen aus dem Kfz-Bereich
- Wir haben ein Dealer-Management-System. Passt das zusammen?
- In der Regel ja. Das DMS bleibt führend für Fahrzeug- und Kundenstammdaten, die eigene Anwendung übernimmt den Ablauf, den das DMS nicht abbildet. Verbunden werden beide über eine Schnittstelle, sofern das DMS eine anbietet, sonst über einen Datenaustausch nach Zeitplan.
- Können Partnerwerkstätten eigene Zugänge bekommen?
- Ja, mit eigenen Rechten und einer eigenen Sicht auf die Aufträge, die sie betreffen. Das ersetzt einen großen Teil der Abstimmung per Telefon und E-Mail.
- Wie kommen Fotos und Schadensbilder in den Vorgang?
- Über eine mobile Erfassung direkt am Fahrzeug. Die Bilder hängen am Auftrag und nicht in einem separaten Ordner, was bei Rückfragen des Versicherers den Unterschied macht.
- Was kostet so etwas im Vergleich zu einer Branchenlösung?
- In der Anschaffung mehr, im Betrieb oft weniger, und die ehrliche Antwort hängt daran, wie sehr Ihr Ablauf vom Standard abweicht. Wenn Sie neben der Branchenlösung Tabellen pflegen, ist das ein starkes Zeichen dafür, dass die Rechnung anders ausfällt, als sie aussieht.