Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch, meistens in dieser Form: Gibt es dafür nicht etwas Fertiges? Die ehrliche Antwort lautet fast immer ja. Für nahezu jeden Vorgang existiert Standardsoftware, und sie ist in aller Regel die günstigere und schnellere Wahl.
Interessant wird es erst bei der zweiten Frage, und die stellt kaum jemand von allein: Was kostet es, den eigenen Prozess an diese Software anzupassen? Denn genau das ist der Preis, der bei Standardlösungen nicht auf der Rechnung steht.
Die eigentliche Entscheidungsfrage
Man kann sich die Sache mit Kleidung erklären. Für die allermeisten Anlässe ist Konfektion richtig. Sie ist verfügbar, sie ist erprobt, sie kostet einen Bruchteil. Maßarbeit lohnt sich in zwei Fällen: wenn die Figur ungewöhnlich ist oder wenn das Kleidungsstück jeden Tag getragen wird und sitzen muss.
Bei Software ist es genauso. Ein Buchhaltungsprogramm sollte niemand selbst bauen, denn die Anforderungen sind gesetzlich vorgegeben und für alle gleich. Der Prozess dagegen, mit dem ein Unternehmen sein Geld verdient und der es von seinen Wettbewerbern unterscheidet, ist selten Konfektion.
Bei unterstützenden Abläufen darf der Prozess der Software folgen. Beim Kernprozess muss es umgekehrt sein.
Vier Anzeichen, dass die Standardlösung an ihre Grenze kommt
- Es gibt eine Tabelle daneben. Wenn Mitarbeiter neben dem System eine Datei pflegen, fehlt dem System etwas, das der Prozess braucht.
- Felder werden zweckentfremdet. Wenn das Bemerkungsfeld eine Statusinformation trägt, weil es kein passendes Feld gibt, hat sich der Prozess bereits gegen die Software durchgesetzt.
- Es gibt einen Menschen als Schnittstelle. Wenn jemand regelmäßig Daten aus einem System in ein anderes überträgt, ist diese Person eine Integration mit Gehalt.
- Die Schulung dauert länger als die Tätigkeit. Wenn neue Mitarbeiter erst nach Wochen verstehen, welche der zwölf Möglichkeiten im System die richtige ist, arbeitet man gegen das Werkzeug.
Keines dieser Anzeichen ist für sich genommen ein Grund für eine Eigenentwicklung. Zwei oder drei zusammen sind meistens einer.
Was Individualsoftware wirklich kostet
Der Einwand gegen Eigenentwicklung lautet fast immer, sie sei zu teuer. Das stimmt für den Anschaffungspreis und stimmt selten für die Gesamtrechnung, weil auf beiden Seiten Positionen fehlen.
Bei der Standardlösung fehlen die Anpassungsprojekte, die Lizenzsteigerungen, die Zusatzmodule und vor allem die tägliche Reibung. Zehn Minuten Umweg pro Mitarbeiter und Tag ergeben bei fünfzig Mitarbeitern über ein Jahr mehr als zwei Personenmonate. Diese Kosten stehen in keinem Angebot, weil sie sich auf viele Menschen in kleinen Portionen verteilen.
Bei der Eigenentwicklung fehlt dagegen häufig der Betrieb. Software, die niemand pflegt, altert schneller als Software, die niemand nutzt. Wer eigene Anwendungen betreibt, braucht eine Antwort darauf, wer sie in drei Jahren weiterentwickelt. Diese Frage vor dem Projekt zu stellen ist deutlich angenehmer als danach.
Der dritte Weg, den viele übersehen
Die Entscheidung wird meistens als Entweder-oder gestellt, und das ist selten die beste Aufteilung. In den Projekten, die am besten laufen, bleibt die Standardsoftware dort, wo sie stark ist, und die eigene Anwendung übernimmt genau das Stück, das fehlt.
Das ERP bleibt das ERP. Es führt die Stammdaten und die Buchhaltung. Daneben entsteht eine Anwendung für den einen Ablauf, den das ERP nicht abbilden kann, und beide sprechen über eine Schnittstelle miteinander. Das Ergebnis ist kein Systembruch, sondern eine Arbeitsteilung.
Dieses Vorgehen hat einen weiteren Vorteil, der selten genannt wird. Es ist umkehrbar. Ein Projekt, das ein einzelnes Stück ersetzt, lässt sich nach vier Monaten bewerten. Eine Komplettablösung lässt sich erst nach zwei Jahren bewerten, und dann ist es für eine Kurskorrektur zu spät.
- Standard nehmen
- Buchhaltung, Lohn, Zeiterfassung, alles gesetzlich Vorgegebene
- Standard anpassen
- Unterstützende Abläufe mit geringer Eigenheit
- Ergänzen
- Der eine Prozess, an dem die Standardlösung endet
- Selbst bauen
- Der Kernprozess, der das Unternehmen unterscheidbar macht
Die Frage, die über fünf Jahre entscheidet
Wer eine eigene Anwendung baut, sollte eine Frage beantworten können, bevor die erste Zeile entsteht: Wer kümmert sich in drei Jahren darum? Software ist kein Möbelstück, das man einmal kauft und dann benutzt. Sie ist eher ein Garten. Ohne Pflege wächst sie zu, und zwar unabhängig davon, wie gut sie angelegt wurde.
Die Antwort muss nicht heißen, dass man eigene Entwickler einstellt. Sie kann auch heißen, dass ein Dienstleister die Wartung übernimmt, dass der Quellcode dem Unternehmen gehört und dass die eingesetzten Techniken verbreitet genug sind, damit ein Wechsel möglich bleibt. Was sie nicht sein darf, ist ein Achselzucken.
Wir sprechen dieses Thema in Erstgesprächen von uns aus an, auch wenn es unserem eigenen Interesse widerspricht. Ein Kunde, der nach zwei Jahren mit einer Anwendung dasteht, die niemand mehr anfassen kann, ist für niemanden ein gutes Ergebnis.
Wie man die Entscheidung vorbereitet
- Den Ablauf aufschreiben, wie er wirklich läuft, nicht wie er laufen sollte. Inklusive der Umwege, die sich eingespielt haben.
- Markieren, an welchen Stellen Menschen Daten übertragen oder Regeln im Kopf haben.
- Prüfen, ob eine Standardlösung genau diese Stellen abdeckt. Nicht das Gesamtsystem bewerten, sondern die drei kritischen Punkte.
- Erst dann Angebote einholen, für beide Wege. Ein Vergleich ohne diese Vorarbeit vergleicht Preise statt Lösungen.
Der erste Punkt ist der wertvollste, unabhängig vom Ausgang. Wir haben Unternehmen erlebt, die nach dieser Aufschreibung entschieden haben, gar nichts zu kaufen, weil sie zwei Schritte einfach weglassen konnten. Das war das beste Ergebnis, das ein Projekt haben kann, auch wenn es für uns keines war.
